איך לנהל ספרים ולהישאר בחיים ?
לפתע, בהמולת העשייה היום יומית, "התארח" במשרדי החברה שלנו אדם זר, שאל שאלות וביקש לראות מסמכים שונים. כך סיפר לי היום בהתרגשות עידן, מנכ"ל חברת פרסום מצליחה.
בעצם, כל מי שמנהל עסק, גם אם הוא נמנה על המסודרים שבינינו, חש אי נוחות מסוימת מביקורת ספרים של מס הכנסה.
ובכן, כל עוסק, קטן כגדול, מחויב בניהול ספרי חשבונות המהווים את בסיס המידע לדיווח לרשויות המס ולבעלי עניין אחרים. הוראות ניהול ספרים הן למעשה חקיקה משלימה להוראות מס הכנסה הכלליות, והן קובעות את הנהלים הכלליים והספציפיים לכל עסק.
יישום שגוי או לקוי של הוראות אלו עלול להוות עילה לפסילת ספרי החשבונות שלכם, ולהטלת סנקציות מצד רשויות המס. הכללים יבשים ונוקשים וכדי להימנע ממצבים כאלו יש להבין ולנהל את הספרים באופן קפדני ועל פי ההנחיות.
גם מנהלים מנוסים לא תמיד יודעים להסביר מהו בדיוק ההבדל בין חשבונית מס לקבלה? האם נדרש לנהל ספר הזמנות, ולמה בכלל צריך את זה ?
אז הנה, בתמצית, 10 מושגים והגדרות שאולי יעשו לכם קצת סדר:
- מערכת חשבונות – היא בסיס הנתונים המרכזי עליו נשענים הדיווחים לרשויות. המערכת כוללת תיעוד של העסקאות, על שלביהן, כתשתית לעריכת הדיווח וגם לצרכי בקרה וניהול. מעשית, רוב העסקים מנהלים את מערכת החשבונות שלהם באופן ממוחשב, באמצעות תוכנה המאושרת על ידי רשויות המס (אסור למשל להשתמש באקסל לניהול ספרים).
הוראות ניהול ספרים כוללת מספר תוספות, לפי סוגי עוסקים. כל עוסק נדרש לדעת לאיזו תוספת הוא "נופל" ומה ההוראות הספציפיות החלות עליו, מעבר להוראות הכלליות. כך למשל על רופא חלות הוראות תוספת ו' להוראות ניהול ספרים ועליו לנהל גם יומן רופא מעבר להוראות הכלליות.
- שיטות לניהול חשבונות – קיימות שתי שיטות לניהול ספרי החשבונות. בשיטה ראשונה, החד צידית, נרשמות ההכנסות וההוצאות של העסק בלבד. השיטה פשוטה וקלה, אולם אינה נותנת תמונה מלאה על מצב העסק. השיטה מתאימה לעסקים קטנים שהוראות ניהול הספרים לא מחייבות אותם לעבוד על פי השיטה הכפולה. בשיטה השנייה, הדו צידית (כפולה), נרשמת כל פעולה בספרי העסק. השיטה אמנם מורכבת ונחוץ ידע וניסיון על מנת לעבוד איתה, אבל היא מעניקה תמונה עסקית טובה לעסק. בשיטה זו נדרשים להשתמש חברות וכן עצמאיים בעלי מחזור או מספר מועסקים מסוים.
- חשבונית מס – חשבונית מס היא מסמך מסחרי הכולל פרטים על עסקה שהתבצעה בין מוכר לקונה ובין נותן שירות למקבלו. רק עוסק הרשום כעוסק מורשה על פי חוק מע"מ רשאי להוציא חשבונית מס, על כן עוסק פטור אינו מורשה להוציא חשבונית מס.
ככלל, יש להוציא חשבונית מס תוך 14 יום ממועד ביצוע העסקה ומי שמדווח על "בסיס מזומן" צריך להוציא חשבונית מס עם פירעון התשלום. חשבונית המס היא למעשה המסמך היחידי המוכר לצרכי מע"מ ומהווה אסמכתא לקבלת המע"מ בחזרה (החזר מס תשומות).
חשבונית מס צריכה לכלול מספר פרטים, בין היתר את שם העוסק, מענו, את הכותרת 'חשבונית מס', את המילים 'עוסק מורשה', מספר העוסק, את המילה 'מקור', תאריך ופרטים נוספים על מהות העסקה. יש לפרט את סכום העסקה ללא המע"מ, את סכום המע"מ בנפרד ואת הסכום הכולל. החשבוניות חייבות להיות ממוספרות והפקתן יכולה להיעשות ידנית (באמצעות פנקס חשבוניות מודפס), או באמצעות תוכנה (רצוי כמובן), וכן להיות חתומה בידי העוסק.
חשבונית שאינה ערוכה כהלכה, שחסרים בה נתונים או הכוללת נתונים לא מדויקים או מלאים, עלולה להיפסל על ידי רשויות מע"מ והעוסק לא יורשה לקזז את מס התשומות בגינה.
- חשבונית עסקה – מעין הודעה או תעודת חיוב (כמו חשבון עסקה) עבור לקוח בעד שרות
שניתן. חשבונית עסקה שכיחה לבעלי מקצועות חופשיים, המנפיקים חשבונית מס רק עם קבלת התמורה בפועל, או לעוסק פטור שאינו יכול להוציא חשבונית
מס, אלא קבלה בלבד.
- קבלה – הוראות ניהול ספרים קובעות כי חובה להוציא קבלה מיד עם קבלת התמורה .אי רישום תקבול במועד ולפי הכללים הנדרשים, עלול להביא לפסילת ספרי הנהלת החשבונות של העסק, ולהטלת סנקציות נוספות מצד רשויות המס.
- ספר הזמנות – צריך לכלול תיעוד של כל הזמנת עבודה מלקוח. עליו להיות כרוך ולכלול רישום פרטים כמו: מספר הזמנה, תאריך הזמנה, ומי המזמין. כל עסק צריך לבדוק אם עליו לנהל, לצד שימוש בחשבונית מס ובשובר קבלה, גם ספר הזמנות, או שאולי הוא פטור מחובה כזו.
- הצעת מחיר – תיעוד פנימי של עסקה פוטנציאלית ואינה מסמך מחייב מבחינת הוראות ניהול ספרים. כמובן שיש לה ערך רב מבחינת הסדר הטוב ובכלל, והיא, לפעמים, הבסיס להזמנת העבודה.
- תעודת משלוח – תיעוד פנים הנדרש לעסקים המעבירים סחורה ממקום למקום, אלא אם נערכה חשבונית (מס או עסקה) באותו מועד.
- קופה רושמת – אמצעי לרישום תקבולים מלקוחות, אם הוא עומד בכללי הוראות החוק. קופה רושמת נחוצה, בין היתר, כדי לחסוך, למבצעים מספר רב של עסקאות במהלך היום, הנפקת חשבונית מס ספציפית בגין כל עסקה.
- ספרים נוספים – ישנם ספרים נוספים שכל בעל עסק חייב לנהל על פי סוג העסק, כמו ספר לקוחות, ספר תנועת מלאי, ספר תלמידים, ספר רכב, ספר אורחים, יומן עבודה למוסך, ספר הובלות והסעות, ספר עסקאות, ספר המשק, יומן רופא ועוד.
אז אם הצלחתם להגיע עד לכאן, כל הכבוד. כדאי מאוד גם להקדיש זמן קצר לבחינת ההתנהלות בעסק שלכם כדי להימנע מאי נעימויות והפתעות ובכלל למען הסדר הטוב.
